Iratkozzon fel hírlevelünkre!

Dr. Hegyi Áron Antal: Törölhetjük-e munkavállalóink adatait?

Számos munkáltató nem csak, hogy nyilvántartja az alkalmazottak adatait, de igen gyakran látunk arra is példát, hogy ezeket az adatokat továbbítják egy, a munkáltatótól teljesen független cég vagy személy részére; gondolhatunk itt a kiszervezett bérszámfejtésről, vagy akár a külsős informatikai cég igénybevételéről, aki egyébként bármely munkavállaló számítógépéhez tényleges hozzáférési lehetőséggel bír. Munkavállalóink személyes adataiért munkáltatóként felelősséget kell vállaljunk és óvnunk kell az adatokat attól, hogy ahhoz illetéktelenek hozzáférjenek vagy olyan személy tudomására jussanak, akik esetleg ezekkel az adatokkal visszaélhetnek; ezzel óvjuk munkavállalóink magánszféráját és tartjuk tiszteletben önrendelkezési jogukat.
A személyes adatok biztonságos és adatvédelmi előírásoknak megfelelő kezelésének egyik talán legfontosabb eleme, hogy pontosan tisztában legyünk azzal, hogy mely személyes adatokat mennyi ideig szükséges, illetve lehetséges tárolnunk, ezen időtartam elteltét követően pedig az adatokat töröljük, illetve semmisítsük meg. Cikkünkben ezen törlési határidő meghatározásában kívánunk segítséget nyújtani minden munkáltatónak olyan módon, hogy összeállítottuk mely munkavállalói személyes adatokat tárolják partnereink leggyakrabban munkáltatóként és mik azok a határidők, amelyek eltelte után ezeket a munkavállalói adatokat törölni szükséges. Törekszünk arra, hogy a törlésre ne csak határidőt, de konkrét módszert is javasoljunk annak érdekében, hogy minden munkáltató egy lépéssel közelebb kerülhessen az irányadó adatvédelmi előírásoknak való megfeleléshez.

1. A jelentkezők önéletrajzai

A munkaerő-akvirálás egyik origója, hogy a munkáltatóhoz érkező önéletrajzok alapján áttanulmányozzuk a jelentkező szakmai életútját, tapasztalatait, illetve kicsit talán magát a személyt is. Ha a felvételi folyamat kezdetekor önéletrajzokat kérünk be az állásra jelentkezőkről – vagyis a potenciális leendő munkavállalókról –, kiemelt fontosságú, hogy már az önéletrajz bekérésekor adatkezelési tájékoztató útján tájékoztassuk a jelentkezőt, hogy önéletrajzát mennyi ideig kívánjuk „magunknál tartani”. Ehhez természetesen magunknak is szükséges tisztában lennünk azzal, hogy az önéletrajzot, mint személyes adatot mennyi ideig kezelhetjük.
Az önéletrajzokat munkáltatóként általában a jelentkező adatkezeléshez adott hozzájárulása – mint adatkezelési jogalap – alapján kérjük be és tartjuk nyilván. Ez egyrészt azt jelenti, hogy ha a jelentkező a folyamat bármely pontján visszavonja az adatkezeléshez adott hozzájárulását, akkor az adatokat – így a teljes önéletrajzot – törölnünk szükséges valamennyi olyan felületről (nyomtatvány, e-mail fiók, számítógép merevlemeze), amelyen az önéletrajzot megőriztük. Ha az érintett a hozzájárulását nem vonja vissza, akkor is meg kell határozzuk azt az időpontot, ameddig ezen önéletrajzok kezelése feltétlenül szükséges. Ez általában az arról való döntés időpontja, hogy az adott jelentkezőt a munkáltató alkalmazásba veszi e; vagyis azt követően, hogy valamelyik jelölttel, mint munkáltató megegyezünk, a nem felvett jelentkezők önéletrajzát törölni célszerű.
Lehetséges az is, hogy egy olyan objektív – akár belső szervezeti eljárásrenden alapuló – határidőt határozunk meg az adatok kezelésére, amelyet már a folyamat elején kommunikálni tudunk a jelentkezők felé (például ilyen lehet az álláshirdetés kiírásától számított 3 hónap megnevezése). Ilyen esetben ezen határidőben történő kezeléshez járul hozzá a jelentkező és ezen határidőt követően kell az önéletrajzot megsemmisíteni.
Szintén gyakran felmerülő kérdés, hogy kezelhetőek e a fel nem vett pályázók önéletrajzai a kiválasztott munkavállaló próbaideje alatt, hiszen ezen időtartam alatt előállhat az a helyzet, hogy a munkáltató mégis más munkaerő felvétele mellett döntene, ehhez pedig célszerű, ha korábbi jelentkezők önéletrajzai is rendelkezésre állnak. Ha a munkáltató szeretne ilyen módon eljárni és a döntést követően is megőrizni az önéletrajzokat, érdemes a jelentkezők ismételt hozzájárulását kérni a további adatkezeléshez, vagy hozzájárulás hiányában szóba jöhet az úgynevezett munkáltatói „jogos érdeken” alapuló adatkezelés; ehhez azonban a munkáltatónak előzetesen fel kell mérnie mennyiben érinti hátrányosan a jelentkezők jogait a további adatkezelés és saját érdekei előtérbe állíthatók-e ezen jelentkezői jogokkal szemben. Mielőtt a jelentkező hozzájárul személyes adatainak további kezeléséhez, határozzunk meg egy olyan objektív időpontot, amelyet követően az önéletrajzok törlésre kerülnek és ezt adatkezelési tájékoztató útján előzetesen közöljük a jelentkezővel.
Abban az esetben, ha munkaerőközvetítő vagy fejvadász céget bízunk meg a fenti feladatok ellátásával, célszerű szerződésben velük szemben is érvényre juttatni a fenti szempontokat, hiszen a mi megbízásunkból fognak magánszemélyeket megszólítani, ezáltal személyes adataikat kezelni; ezekért az adatokért pedig munkáltatóként és megbízóként felelősséggel tartozunk.

2. Munkavállalóink személyi okmányai

Miután a jelentkezők önéletrajzát megvizsgálva alkalmasnak tartottuk valamely jelöltet, hogy őt munkavállalóként alkalmazzuk, a belépés érdekében fel kell vegyük személyazonosító adatait. Ennek az adatfelvételnek a munkáltatók – illetve azon belül leginkább a humán erőforrással foglalkozó kollégák – jellemzően személyi okmányok megtekintésével tesznek eleget. Az okmányokról az Általános Adatvédelmi Rendelet alapján módosított Munka Törvénykönyve szerint másolat nem készíthető, tehát ha munkáltatóként csupán az okmányok felvételének tényét rögzítjük, az okmányoknak legfeljebb a számát és a bemutatás tényét fogjuk dokumentálni, az irat másolatát nem. Az okmányazonosító rögzítésének célja, hogy utólag igazolni tudjuk; munkavállalónk személyazonosságát ellenőriztük, illetve vonatkozásában a munkaszerződésben foglaltakat – így elsősorban a munkáltatói bérfizetési kötelezettséget – teljesítsük, hiszen feltétlenül elkerülendő, hogy egy olyan személlyel álljon a munkáltató munkaviszonyban, akinek személyazonossága nem tisztázott.
Ebbe a körbe értendőek a végzettséget, illetve képzettséget igazoló okmányok is, melyek másolása szintén tilalmazott, azonban gyakran előfordul, hogy munkáltatóként igazolnunk kell, mely munkavállalóink milyen végzettséggel rendelkeznek például egy pályázatban való részvétel érdekében vagy egy kormányhivatali ellenőrzés során. Ezt orvosoldandó, bemutatást követően szintén rögzíteni lehet ezen okmányok számát annak érdekében, hogy utólag igazolni tudjuk, csak megfelelő végzettséggel rendelkező munkavállalókat foglalkoztatunk, ellenőrzés esetén pedig fel lehet hívni az érintett munkavállalókat, hogy az ellenőrzés időtartamára hozzák be munkahelyükre bemutatásra ezeket az iratokat.
Amennyiben a munkakör jellege indokolja, szükséges lehet erkölcsi bizonyítvány bekérése is munkavállalóinktól; például egy pénztáros munkakörben foglalkoztatott alkalmazott esetében, vagy olyan pozícióban, amelynek lényege nagy értékű vagyontárgy vagy létesítmény őrzése. Az erkölcsi bizonyítványra is vonatkoznak a fentiek, vagyis munkáltatói oldalról annak elsődlegesen bemutatása kérhető, másolat készítése nem javasolt. Az előbbiekben részletezettektől eltérő helyzetben vannak a köztisztviselői jogállásban álló dolgozók, hiszen esetükben a közszolgálati tisztviselőkről szóló törvény rögzíti, hogy munkáltatójuk személyi anyagukban kezelheti magát az erkölcsi bizonyítványt is.
Mindezek fényében azt mondhatjuk, hogy a munkáltató abban az esetben jár el helyesen, ha a munkavállalók személyi okmányai esetében törlési időt azért nem kell meghatároznia, mert ezen személyi, illetve képzettséget vagy büntetlen előéletet igazoló okmányokat nem is rögzíti, másolja.

3. Munkaügyi iratokban szereplő személyes adatok

A munkavállalóval való szerződéskötés nyomán a munkaszerződésben és ehhez kapcsolódóan jellemzően a munkaköri leírásban és tájékoztatóban rögzítik a munkáltatók a munkavállaló személyes adatait. A legtöbb hazai munkáltató mindezt jellemzően papíralapon teszi, vagyis papíralapon köti meg a munkaszerződést a leendő munkavállalóval. A munkaszerződések, illetve az ahhoz közvetlenül kapcsolódó – Munka Törvénykönyve által előírt – iratok, illetve az azokba foglalt személyes adatok munkáltatói kezelésének célja egyrészt, hogy a munkaadó a munkaszerződésekben foglaltakat teljesítse, másrészt, hogy a jogszabályban előírt bejelentési, illetve információszolgáltatási kötelezettségének eleget tegyen az adóhivatal vagy a nyugdíjfolyósító szerv irányába.
Mindazon személyes adatokat is értelemszerűen tartalmazó munkaügyi iratokat, melyek a munkavállaló nyugellátásának megállapítása során adatokat tartalmazhatnak a biztosítotti jogviszonyról, a munkavállaló keresetéről, illetve jövedelméről a társadalombiztosítási nyugellátásról szóló törvény rendelkezéseinek megfelelően a munkavállalóra, illetve volt munkavállalóra vonatkozó öregségi nyugdíjkorhatár betöltését követő öt évig köteles megőrizni a munkáltató. Ez azt is jelenti, hogy ezen határidő leteltét követően mind az iratokat, mind az azokban szereplő személyes adatokat a munkáltatónak törölnie kell.
A munkáltatói nyilvántartásban érdemes különválasztani a jelenleg is alkalmazásban álló munkavállalók munkaügyi iratait, azon munkavállalók munkaügyi iratait, akik már nem állnak alkalmazásban, de még munkajogi elévülési időn belül szűnt meg a munkajogviszonyuk, illetve azon munkavállalók munkaügyi iratait, akik ezen határidőn túl állnak már alkalmazáson kívül és rájuk vonatkozóan iratmegőrzésre a fentiek szerint a nyugdíjkorhatár betöltését követő öt évig köteles a munkáltató. Ezzel a csoportosítással a munkáltató tisztában lesz azzal, hogy melyek azok a mappák vagy munkaügyi dossziék, melyeket rendszeresen – célszerűen félévente – monitoroznia kell és szűrni belőle a nyugdíjas munkavállalók megsemmisítendő iratait és melyek azok a dokumentumok, amelyekhez a munkáltatónak mindaddig „nem kell nyúlnia”, míg aktív munkavállalója alkalmazásban áll.
Fontos, hogy a nyugdíjkorhatárt követő öt évig történő megőrzési idő csak azokra a munkaügyi iratokra vonatkozik, melyek a munkavállaló vagy volt munkavállaló keresetéről, jövedelméről adatot tartalmaznak; az ilyen adatokat nem tartalmazó munkaügyi iratokat korábbi határidőben is törölni lehet, illetve meg lehet semmisíteni. Így például a munkaszerződés a benne rögzített alapbér nyomán biztosan keresetről szóló adatot tartalmazó munkaügyi irat, tehát a munkaszerződésre vonatkozik a fenti határidő, míg például a Munka Törvénykönyve szerinti munkáltatói tájékoztató nem tartalmaz a biztosítási jogviszonnyal összefüggő adatokat, tehát ezt az iratot a munkáltatónak már előbb – célszerűen a munkajogi elévülési idő elteltét követően – is törölnie lehet nyilvántartásaiból.

4. A munkavállaló kapcsolattartási adatai

Annak érdekében, hogy a munkavállaló a munkáltató, illetve a kollégák számára elérhető legyen, szinte minden munkáltató tart nyilván kapcsolattartási adatokat. Ide értendő különösen a munkavállaló telefonszáma – különösen, ha az egy a munkáltató által biztosított mobiltelefonhoz kapcsolódik –, illetve jellemzően a munkavállaló e-mailes elérhetősége, de akár a névjegykártya is ide sorolható, hiszen a munkavállaló névjegykártyát abból a célból kapja, hogy vele kapcsolatot lehessen tartani.
Ezen kapcsolattartási adatok, mint személyes adatok, általában a munkáltató papíralapú vagy elektronikus telefonkönyvében, a küldött e-mail aláírásában vagy ha névjegykártyákra gondolunk, a munkavállaló szekrényében vagy fiókjában vannak jelen és azt a célt szolgálják, hogy a munkavállaló, mint a szervezet képviseletében eljáró személy, elérhető legyen külső személyek, ügyfelek számára. Amikor tehát a munkavállaló munkaviszonya lezárul, általában a személyes adatok kezelésének ez a célja is megszűnik, tehát nem szükséges kapcsolattartási adatokat a továbbiakban kezelni, hiszen az a munkavállaló, akinek munkaviszonya megszűnt, a továbbiakban nem lesz elérhető, mint a szervezet képviseletében eljáró személy.
Ez azt is jelenti, hogy a jogviszony megszűnését követően a kapcsolattartás érdekében kezelt munkavállalói személyes adatokat jellemzően törölni szükséges, tehát a munkaviszony megszűnését követően általában nincs olyan jogszerű cél, amelynek érdekében ezeket a személyes adatokat a továbbiakban tárolni lehet.
Előfordulhat természetesen olyan eset – általában a volt munkavállaló e-mail fiókja vonatkozásában szokott felmerülni –, amikor is a munkáltató számára indokolt, hogy a volt munkavállaló nevével „fémjelzett” e-mail fiókot továbbra is használja, ezáltal pedig a munkavállaló nevét, mint személyes adatot kezelje, hiszen erre az e-mail fiókra futnak be olyan munkakörhöz tartozó megkeresések, melyek továbbra is fontosak lesznek a munkáltató számára. Ilyen esetben a munkáltatónak előzetesen meg kell határoznia, hogy jogos érdeke, mint adatkezelési jogalap alapján, mi lesz az a határidő, amely alatt a korábbi munkavállaló nevét tovább kezeli, ezen határidőn belül pedig az e-mail cím és az ahhoz tartozó fiók ideiglenesen átirányítható a korábbi munkavállaló vezetője vagy az azonos munkakört betöltő munkavállaló számára, annak érdekében, hogy a volt alkalmazott kapcsolatai számára nyilvánvalóvá válhasson, ki az az új személy, akivel a továbbiakban a kapcsolatot tarthatják. Erre a folyamatra jellemzően 1-2 hónapos határidő elegendő lehet, így ezen időtartamot követően a volt munkavállaló kapcsolattartási adatait törölni kell.

5. Munkáltatói szabályzatokban szereplő személyes adatok

Sokan nem gondolnak rá, de rengeteg munkáltatónál állnak rendelkezésre olyan belső szabályzatok – szervezeti és működési szabályzat, pénzkezelési szabályzat stb. – vagy a belső operatív működés érdében kiadott egyéb munkáltatói utasítások, melyek konkrét munkavállalók, jellemzően a vezető tisztségviselő nevét, mint személyes adatot tartalmazzák. Amikor ezen személyek munkajogviszonya megszűnik, a szabályzatokat, utasításokat is minél előbb érdemes módosítani és új szabályzatokat kiadni, ezzel elkerülhető, hogy a volt munkavállaló nevét, mint személyes adatot a továbbiakban is kezeljük.
Munkáltatóként tehát célszerű belső protokollt felállítani az ilyen változások szabályzati oldalon történő lekövetése vonatkozásában, adott esetben a jogi szakterület közreműködésével; ezáltal elkerülhetővé válik, hogy a már nem ott dolgozó munkavállalók adatait szabályzati szinten még hosszú hónapokig kezelje a szervezet.

6. Munkavállalói adatok online felületeken

Szinte valamennyi hazai munkáltató rendelkezik már saját weboldallal. Ezeken a weboldalakon a transzparencia és a szervezetbe vetett bizalom erősítése jegyében sok esetben megjelennek a szervezet munkavállalói is arcképpel, elérhetőségekkel és betöltött pozícióval. Nagyon hasznos tulajdonsága lehet egy cégnek, ha az alkalmazottait az ügyfelek már személyes találkozás előtt is megismerhetik, esetleg szakmai életútjukról a weboldalon keresztül tájékoztatást kaphatnak.
Mindezen pozitívumok biztosítása magukkal hordozza a munkavállalók személyes adatainak – így jellemzően nevük, pozíciójuk, képmásuk és szakmai életútjuk – munkáltatói oldali kezelését. Tekintettel arra, hogy az online világ egy mindenki számára könnyen hozzáférhető platform és az ahhoz való kapcsolódás semmilyen jogosultsághoz nem kötött, munkáltatóként kiemelt figyelmet kell fordítani arra, hogy a weboldalon megjelenő munkavállalók adatainak ilyen jellegű kezelése informatikailag a lehető legbiztonságosabb módon történjen, törlés tekintetében pedig különösen ügyelnünk kell arra, hogy a munkavállaló jogviszonyának megszűnését követően haladéktalanul töröljük ezeket a személyes adatokat weboldalunkról.
A szervezet volt munkavállalói joggal várhatják el azt, hogy korábbi munkahelyük weboldalán ne szerepeljenek, mint ott dolgozó személyek, hiszen ez számos félreértésre okot adhat. Kiemelt fontosságú tehát, hogy a szervezet weboldaláról ezen személyes adatok mielőbb eltávolításra kerüljenek. Ugyanez vonatkozik az elhunyt kollégákra is, tekintetükben is az előbbiekben részletezett eljárásrend javasolt.
Ide értendőek továbbá a napjainkban igen népszerű közösségi médiafelületek is, hiszen számos munkáltató szervezet rendelkezik közösségi médiaplatformmal, ezeken az oldalakon pedig nagyon sok esetben megjelennek munkavállalók, illetve az ő bejegyzéseik, a róluk készült fényképek. Azt javasoljuk, hogy ha nincs olyan indokolható cél, melynek érdekében a volt munkavállalók fényképeit vagy bejegyzéseit a közösségi média felületein a munkaviszony megszűnését követően is megjeleníteni indokolt, ezeket a személyes adatokat tartalmazó bejegyzéseket, fényképeket szintén a munkaviszony megszűnését követően töröljük, vagy határozzunk meg egy olyan objektív törlési határidőt, melynek elteltéig még munkáltatói jogos érdekünk alapján ezeket az adatokat továbbra is nyilvántartjuk és ezen határidőt követően kerüljenek törlésre a képek, bejegyzések.

7. A törlés módjai

Az előzőekben a munkavállalói személyes adatok törlésének határidejéről beszéltünk, fontos azonban megjegyezni, hogy mit is értünk törlés alatt, vagyis, ha a munkáltató az adatok törlés mellett határozza el magát, milyen formában valósulhat meg az adatok eltávolítása.
Az egyik legjellemzőbb adathordozó a mai napig még mindig a papír, ennek megfelelően rengeteg személyes adatot, így munkavállalói adatokat is papíralapon kezelünk. A papíralapú adatkezelés körében törlésnek minősül értelemszerűen a papír fizikai megsemmisítése; jellemzően iratmegsemmisítő alkalmazása vagy egy kifejezetten erre a célra szakosodott szolgáltató igénybevétele, de a törlést tágan értelmezve ebbe a körbe tartozhat a papír összetépése is; ebben az esetben ügyelni kell arra, hogy a személyes adatok utólag ne legyenek rekonstruálhatóak.
A papíralapú adatkezelés körében előfordulhat olyan eset, amikor a munkavállaló személyes adatának törlésekor nem lehet az egész dokumentumot megsemmisíteni, mert az irat a munkavállaló személyes adata mellett egyéb fontos információkat is tartalmaz; adott esetben más olyan munkavállalóink személyes adatait, akik munkaviszonya még aktív. Ebben az esetben nem lehet a teljes iratot széttépni vagy megsemmisíteni, viszont adatvédelmi jogi szempontból törlésnek minősül az is, ha csak a konkrét személyes adatot tesszük felismerhetetlenné; tehát például egy fekete filccel kihúzzuk vagy hibajavítóval kijavítjuk; ilyen formában elkerülhető a teljes dokumentum megsemmisítése.
Az elektronikus úton tárolt személyes adatok tekintetében hasonlóan kell eljárni, tehát nem kell feltétlenül az egész fájlt vagy állományt megsemmisíteni, elegendő a konkrét személyes adatot törölni; elektronikus telefonkönyvből például kifejezetten a távozó munkavállalóra vonatkozó adatokat (a többi szereplő érintetlenül hagyása mellett), vagy e-mail aláírás esetén magát az aláírást célszerű eltávolítani minden beszélgetésből.
Fontos megjegyezni, hogy a személyes adat jogi szempontból akkor minősül töröltnek, ha utólag semmilyen eszközzel nem állítható vissza a kapcsolat az érintett magánszemély és az adat között. Ez azt jelenti, hogy ha csupán egy külső szemlélő számára tesszük felismerhetetlenné a személyes adatot – például a munkavállaló nevét úgy kódoljuk, hogy egy számmal helyettesítjük –, de munkáltatóként rendelkezünk azzal az információval, „kulccsal”, amivel a személyes adat eredeti jellege visszaállítható (tudjuk, hogy az 1-es szám Kovács Bélához tartozik), akkor ez nem minősül a személyes adat törlésének még akkor sem, ha külső – „kulccsal” nem rendelkező – szemlélő számára valóban csak egy szám látszik.. Törlés esetén tehát törekednünk kell arra, hogy a törlést követően az adat semmilyen formában ne legyen visszavezethető az érintett munkavállaló vagy volt munkavállaló személyére.
Munkáltatóként tehát tisztában kell lennünk azzal, hogy munkavállalóink személyes adataiért felelősséget vállalunk csupán azzal, hogy foglalkoztatjuk őket; ennek megfelelően óvnunk kell ezeket az adatokat minden visszaéléstől vagy káros behatástól, valamint előzetesen fel kell mérnünk és meg kell határoznunk azt a határidőt, amelyet követően az egyes munkavállalói személyes adatokat törölnünk kell. Ha pedig a határidő eltelik, alkalmazzunk olyan módszert a törlésre, mely ténylegesen biztosítja, hogy volt munkavállalónk vonatkozásában személyes adatot a továbbiakban nem kezelünk.